電子帳簿保存法|ヘルプ|Supernova Invoice

電子帳簿保存法のあらまし

電子帳簿保存法は、帳簿や請求書などを紙ではなくデータで保存するときの決まりです。本サービスに関係するのは次の 2 つです。

区分	内容	本サービスでの例
電子取引	メールやインターネットで受け取った請求書などは、データのまま保存しなければなりません(紙に印刷して保存する方法は認められていません)。	受信アドレスに届いたメールの請求書、取引先がアップロード URL から送った請求書
スキャナ保存	紙で受け取った請求書などは、要件に沿って撮影・スキャンしたデータで保存すれば、紙を捨てられます(任意)。	スマートフォンで撮影した請求書、郵送スキャン代行でスキャンした請求書

保存の義務を負うのは利用者です。本サービスは、要件を満たすための仕組み(原本の保存・訂正削除の記録・検索・出力)と、規程のひな形などの資料を用意しています。

本サービスでの満たし方

電子取引データの保存

要件	本サービスでの扱い
真実性(改ざんの防止)	本サービスは「訂正又は削除を行った場合にはその事実及び内容を確認できるシステム」として、受信アドレス・アップロード URL で受け取った請求書の授受と保存を行います。受け取った原本は保存期限まで書き換え・削除ができない保存領域に置き、読み取った項目を直したときは、誰が・いつ・何をどう変えたかを記録します。本サービスの外で受け取ってから取り込んだもの(転送したメールなど)は、利用者の事務処理規程で訂正・削除を防止します。
見読性	原本を画面に表示し(拡大・縮小・回転)、ダウンロード・印刷できます。システム概要書と操作説明書をヘルプに掲載しています。
検索	取引年月日・取引金額・取引先で検索でき、日付と金額は範囲で指定でき、条件を組み合わせられます(「電子帳簿」の画面の「検索」)。
保存期間	原本は受け取った日から保存期間(既定は 10 年)のあいだ書き換え・削除ができず、保存期限を過ぎても契約の期間中は削除しません。

認定タイムスタンプは、当社が認定事業者と契約したあとに付けられるようにします。それまでは、訂正・削除の記録が残る仕組みと事務処理規程で真実性の要件に対応してください。

スキャナ保存

撮影・スキャンした画像の解像度とカラーを記録して、要件を満たさない画像を一覧にし、画像は書き換えずに保存します。読み取るまでの期限の管理や読み取りの設定など、利用者が行うことがあります(下の「スキャナ保存の注意」)。

要件ごとの対応と、条文・通達の番号は電子帳簿保存法の要件対応表にまとめています。

利用者が行うこと

事務処理規程を備え付ける(電子取引)
取引先に、受信アドレスかアップロード URL に請求書を直接送ってもらう
訂正・削除をできる人(オーナー・管理者・経理)を必要な人に限る(管理 > メンバー)
検索と税務調査のときの出力の方法を、担当者が知っておく
保存場所(納税地など)にパソコン・ディスプレイ・プリンタを備える
紙の請求書をスキャナ保存する場合は、スキャナ保存の注意を守る
保存期間の途中で解約するときは、データをダウンロードして保存する

事務処理規程を備え付ける

本サービスの外で受け取ってから取り込んだ請求書(社員のメールに届いて転送したもの・社内でアップロードしたものなど)は、「訂正及び削除の防止に関する事務処理規程」を定めて運用することで、真実性の要件を満たします。国税庁の例に沿ったひな形を用意しています。

ひな形をダウンロードします(Word・画面で読む)。
【　】の箇所に、会社名・管理責任者・処理責任者・保存年数・施行日を入れ、電子取引の範囲を自社の実態に合わせて直します。
管理責任者・処理責任者に、本サービスの権限(管理者・経理)を与えます。それ以外の人には、削除やロックを外す操作ができない権限(メンバー・閲覧)を与えます。
規程を社内で定め、書面又はデータで備え付けます。訂正・削除の申請書と完了報告書の様式も、ひな形に入っています。
規程のとおりに運用します。本サービスで行った訂正・削除は、請求書の「履歴」と監査ログに自動で記録されます。

検索のしかた

「電子帳簿」の画面は、オーナー・管理者・経理・閲覧の権限で使えます。

サイドバーの「電子帳簿」を開き、「検索」を選びます。
取引年月日(請求書の請求日・書類の日付)の開始と終了、取引金額(円)の下限と上限、取引先(名前の一部)のうち、必要な条件を入れます。削除した請求書も探すときは「削除したものも含める」を選びます。
「検索」を押します。入れた条件はすべて組み合わせて(「かつ」で)探します。
「請求書」と「その他の書類」のタブで結果を切り替えます。「ダウンロード」で原本を保存でき、管理番号を押すと請求書の詳細が開きます。

請求日が読み取れていない請求書は、受領日で探します(結果に「受領日」と表示します)。請求日を直すと、請求日で探せるようになります。

スキャナ保存の注意

紙で受け取った請求書を撮影・スキャンしたデータで保存し、紙を捨てる場合は、次の点を守ってください。メールやアップロード URL で受け取った電子の請求書には関係ありません。

解像度 200dpi 以上・カラー(赤・緑・青それぞれ 256 階調以上)で読み取ります。スマートフォンで A4 の書類を撮影するときは、約 387 万画素以上にします。見積書・注文書などの一般書類はグレースケールでも構いません。
受け取ってからおおむね 7 営業日以内に登録します(社内の規程で業務の処理の周期を定めている場合は、その周期(最長 2 か月)が過ぎてからおおむね 7 営業日以内)。本サービスは登録した日時を記録しますが、紙を受け取った日は記録しないため、期限は社内で管理してください。
「電子帳簿」の画面の「スキャナ保存」に、要件を満たさない・確認できない画像が並びます。読み取り直して登録し直すか、紙を保存してください。PDF の解像度とカラーは本サービスでは確かめられないため、スキャナの設定を記録しておいてください。
帳簿と結び付けるため、会計ソフトの仕訳に請求書の管理番号が入るようにします(会計ソフトの形式によっては、管理 > 会計設定の「摘要のひな形」に「{管理番号}」を入れます)。
入出力の手順・担当部署などの事務の手続を明らかにした書類を備え付けます。

本サービスは、まだ認定タイムスタンプを付けていません。認定タイムスタンプを付けるまでに紙の請求書をスキャナ保存して紙を捨てることを考えている場合は、要件対応表の「スキャナ保存」の注をお読みのうえ、顧問の税理士などと確かめるか、紙の原本も保存してください。

税務調査のときの出力

税務職員から電子帳簿の提示や提出(ダウンロードの求め)を受けたときは、次の手順で出力します。

「電子帳簿」の画面で「税務調査用の出力」を開きます。
求められた期間(例: 事業年度の初日と末日)を取引年月日の開始と終了に入れ、必要に応じて「その他の書類も入れる」「削除した請求書も入れる」を選びます。
「件数を確かめる」で件数と大きさを確かめてから、「出力する」を押します。小さいときはすぐにダウンロードが始まり、大きいときはできあがるとお知らせが届きます。
「出力の履歴」から ZIP をダウンロードします(7 日間)。ZIP には、原本と、取引年月日・金額・取引先・ファイル名・受領日時・sha256・管理番号を並べた「索引.csv」、出力の条件を書いた「説明.txt」が入っています。
訂正・削除の記録を求められたときは、請求書の詳細の「履歴」を示すか、管理者が「管理」→「操作ログ」から CSV を出力します。

原本が受け取ったときから変わっていないことは、索引.csv の sha256 とファイルの sha256 を比べて確かめられます(例: macOS は「shasum -a 256 ファイル名」、Windows は「certutil -hashfile ファイル名 SHA256」)。請求書の詳細の「電帳法」タブの「検証」でも確かめられます。
「電子帳簿」の画面の「今すぐ検証する」で、訂正・削除の記録(監査ログ)が途中で書き換えられていないことを確かめられます。
検索した結果は、画面からブラウザで印刷できます。請求書の一覧からは Excel・CSV でも出力できます。

保存期間と解約

原本は、受け取った日から保存期間(既定は 10 年)のあいだ書き換え・削除ができません。保存期限は「電子帳簿」の画面の「保存期限」で確かめられます。
法人税法の保存期間は、確定申告書の提出期限の翌日から 7 年(欠損金が生じた事業年度などは 10 年)です。保存期限を過ぎても、契約の期間中は原本を削除しません。
保存期間の途中で解約するときは、「税務調査用の出力」などで必要なデータをダウンロードして保存してください。解約後も、保管プランで閲覧とダウンロードを続けられます(利用規約第18条)。

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